Расчеты С Подотчетными Лицами
Juergen Faelchle / Shutterstock.com Тема расчетов с подотчетными лицами не нова, по ней написано много разных материалов, но по-прежнему бухгалтеры допускают ошибки, за которые потом наказывают ревизоры. Поэтому рассмотрим ключевые пункты на этом участке работы.
Начать свою работу следует с локального акта, в котором урегулирован порядок выдачи денежных средств под отчет. Как правило, в нем установлены:. перечень должностных лиц, которым подотчетные суммы выдаются на осуществление административно-хозяйственных расходов;. сроки, на которые денежные средства могут выдаваться под отчет в разных ситуациях;. предельные размеры подотчетных сумм, выдаваемых на осуществление конкретных видов расходов;. срок предоставления авансовых отчетов;. срок окончательных расчетов по авансовым отчетам;.
Типичные проводки бухгалтерского учета по 71 счету - расчеты с подотчетными лицами. 1С 8.2 Выдача денег в ПОДоТЧЕТ из кассы, как отразить документально в кассе РКО. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами необходим в любой организации как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов.
иные вопросы, обусловленные спецификой деятельности учреждения. Этим же документом может быть установлена форма заявления на получение денежных средств под отчет.
Чтобы разработать Положение о расчетах с подотчетными лицами, воспользуйтесь онлайн-сервисом Конструктор правовых документов: Учетные политики. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно! Бантики для фотошоп. Желательно, чтобы с положениями подобного документа все сотрудники были ознакомлены в установленном в организации порядке под роспись. Уже на этапе подачи сотрудником заявления на получение денежных средств под отчет необходимо осуществить мероприятия внутреннего контроля: достаточно ли прав на принятие обязательств (лимиты бюджетных обязательств, План ФХД; не превышены ли права на закупку у единственного поставщика).
Не лишним будет напомнить сотруднику, если он действует по доверенности от имени организации, что лимит расчетов между юридическими лицами по одному договору не должен превышать 100 тыс. (Указание Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У '). Затем надо проверить, указан ли срок, на который выдаются деньги под отчет? Потому что если срок не указан, проверяющие могут сказать, что расчеты с подотчетным лицом должны быть осуществлены в один день. Установление предельных сроков окончательных расчетов позволит минимизировать риск принятия обязательств сверх утвержденных плановых показателей.
Следующий шаг: перед выдачей наличных денежных средств под отчет убедитесь, что сотрудник отчитался и погасил задолженность по ранее полученным под отчет суммам наличных денег. Это требование установлено п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г.
В скором времени, вероятно, это требование уйдет. На регистрации в Минюсте России находится проект Указания Банка России о внесении изменений в Указание № 3210-У. Одним из пунктов этого приказа предусмотрена отмена. Если же Вы перечисляете подотчетные суммы на банковскую карту сотруднику, необходимо проверить отсутствие у него задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок предоставления авансового отчета. Однако перечислять подотчетные суммы на 'зарплатные' карты сотрудников без риска предъявления претензий проверяющих можно только в следующих случаях:. на командировочные расходы (, );. компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов (, ).
При этом в учетной политике либо ином локальном акте организации госсектора может быть предусмотрено оформление специального уведомления с целью информирования сотрудника о перечислении подотчетной суммы. На этапе проверки авансового отчета надо удостовериться, что приложенные документы соответствуют данным, отраженным в авансовом отчете, подтверждают получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ) и факт оплаты этого имущества (услуг, работ). В качестве документов, подтверждающих факт получения подотчетным лицом материальных ценностей, могут быть предоставлены:. товарные чеки магазинов розничной торговли;. накладные на отпуск товаров;.
торгово-закупочные акты (при покупке материальных ценностей у физических лиц). Факт оказания услуг, выполнения работ подтверждается соответствующим актом, заказ-нарядом, иным подобным документом. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, перечисленные в ч.
9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. Еще большего внимания требуют документы, подтверждающие оплату приобретенных подотчетным лицом товаров, работ, услуг. Будьте в курсе самых важных новостей бюджетной сферы – подпишитесь на нашу Во-первых, с 1 июля 2017 года большинство организаций должны применять онлайн-кассы.
Такой порядок применяется не только, когда расчеты производятся в торговой точке или офисе продавца, но даже если подотчетное лицо приобретает что-то через интернет и осуществляет оплату посредством онлайн-банка. Для новых кассовых чеков и бланков строгой отчетности (БСО), формируемых ККТ, установлен большой набор обязательных реквизитов. В рамках процедуры внутреннего контроля подлинность кассовых чеков выборочно или в случае сомнений в их достоверности можно проверить с помощью специальных сервисов на сайте ФНС России. Во-вторых, до 1 июля 2018 года при оказании услуг населению организации и индивидуальные предприниматели могут не применять ККТ, а в качестве подтверждения расчетов в прежнем порядке оформлять БСО в соответствии с требованиями. Поэтому если подотчетному лицу были оказаны услуги, например в командировке — услуги по проживанию, то в качестве подтверждения расходов он может представить БСО, оформленный в прежнем, привычном виде. Напомним, что бланки изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем.
То есть они не могут распечатываться на обычном принтере, однако в качестве автоматизированной системы до 1 июля 2018 года может применяться даже устаревший, но перенастроенный кассовый аппарат (, ). В-третьих, подотчетное лицо может представить товарный чек, квитанцию или иной подобный документ, если товары (работы, услуги) были приобретены у лиц, применяющих специальные налоговые режимы в виде ЕНВД или патентной системы. МАТЕРИАЛ ПО ТЕМЕ Подробнее о документах, подтверждающих расчеты подотчетного лица с продавцом или исполнителем читайте в материале ГАРАНТ: Как проверить документы, подтверждающие факт оплаты подотчетными лицами товаров, работ и услуг. Кроме того, есть свои особенности в оформлении расчетов, если они производятся в труднодоступных или отдаленных местностях. Список отдаленных и труднодоступных местностей указывается в специальном правовом акте, принятом в субъекте РФ и размещенном на официальном сайте этого субъекта РФ в сети 'Интернет'. В этом случае документ об оплате должен подтверждать факт осуществления расчетов в отдаленной или труднодоступной местности, содержать наименование документа, его порядковый номер, а также обязательные реквизиты, быть подписан лицом, выдавшим документ.
В заключение напомним о необходимости еще одной операции внутреннего контроля. Ежемесячно перед начислением заработной платы проверьте дебиторскую задолженность по счету 208 00 '. О сотрудниках, у которых наступил срок расчета по авансу, и непогашенных подотчетных суммах сообщите руководителю. Руководитель вправе принять решение об удержании не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения неизрасходованного аванса. Общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% причитающейся к выплате суммы. Ольга Монако, эксперт направления 'Бюджетная сфера' службы Правового консалтинга, аудитор. © ООО 'НПП 'ГАРАНТ-СЕРВИС', 2018.
Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания 'Гарант' и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ. Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО 'НПП 'ГАРАНТ-СЕРВИС'. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО 'НПП 'ГАРАНТ-СЕРВИС', 107392, г. Халтуринская, д. 8-800-200-88-88 (бесплатный междугородный звонок) Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. Реклама на портале. Если вы заметили опечатку в тексте, выделите ее и нажмите Ctrl+Enter.
Введение Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством. Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).
Расчеты С Подотчетными Лицами
Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов. Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания. Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение. В предлагаемой вниманию читателей книге подробно рассматриваются все возможные случаи осуществления расчетов с подотчетными лицами, в том числе такими инструментами, как аккредитивы и чеки из чековых книжек.
Расчеты С Подотчетными Лицами В 1с 8.3
1. Общие правила расчетов с подотчетными лицами 1.1. Законодательное и нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами 1.1.1.
Расчеты С Подотчетными Лицами
Общие положения В предпринимательской деятельности организаций весьма часто возникает необходимость осуществления расчетов наличными денежными средствами. Как правило, наличными денежными средствами оплачиваются материально-производственные запасы при их приобретении в розничной сети и командировочные расходы. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными денежными средствами могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам. Расчеты наличными денежными средствами также практикуются при оплате через подотчетных лиц задолженности по некоторым налогам и сборам (например, по суммам государственной пошлины) и страховым взносам. Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации. При этом расчеты наличными денежными средствами осуществляются не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и т.д. Абсолютная ликвидность денежных средств превращает наличные деньги в весьма привлекательный инструмент для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материально-производственных запасов, а при определенных условиях – и внеоборотных активов.
Но в то же время широкое использование наличных денежных средств для расчетов между юридическими лицами (и торговыми организациями) создает благоприятные предпосылки для злоупотреблений, а в последнее время – и для ухода от налогов. Поэтому неудивительно стремление государства максимально ограничить и зарегламентировать процесс обращения наличных денежных средств.
В настоящее время наличное денежное обращение в Российской Федерации регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Банка России № 40 (далее – Порядок ведения кассовых операций). Кроме того, Советом Директоров Банка России утверждено № 14-П Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, которое устанавливает общие правила регулирования денежного обращения в стране. Но его содержание больше относится к банковским учреждениям. А так как рассмотрение особенностей отражения в учете операций, совершаемых кредитными учреждениями, не является целью данного издания, мы будем обращаться только к отдельным нормам вышеуказанного Положения, которые определяют порядок осуществления кассовых операций субъектами хозяйственной деятельности всех форм собственности.